Digitalización de la información, un paso para cuidar el medioambiente

Según Toshiba, digitalizar los datos en discos rígidos y eliminar el papel, permite reducir altos costos en las empresas y contribuye al cuidado del medioambiente.

Cada vez son más las empresas que buscan relocalizar sus depósitos de documentación para liberar espacio y mejorar sus producción, gracias a la digitalización de documentos. Como menciona Toshiba, esta opción permite, además bajar costos en m2, papel, tinta y cartón, colaborar con el cuidado del medioambiente y reducir el uso de recursos.

La iniciativa de digitalizar, gracias a la adopción de tecnología como los discos rígidos, abarca varios factores que han llevado a las organizaciones a pensar en ella. Por un lado se produce por el aumento considerado en los valores del m2 que una empresa debe solventar, dependiendo de la zona donde se encuentre ubicada la oficina, por el otro es el tener acceso a la información archivada de manera mucho más rápida, segura y eficiente. Esto también se nutre del pensamiento hacia un mejor cuidado del medioambiente, ya que se disminuye la cantidad de recursos naturales que requeriría guardar la documentación en formato papel.

Por ejemplo, algunos de los beneficios que trae a las empresas digitalizar la información son los siguientes:

  • En un HDD de 5GB de capacidad, se reducen 150.000 páginas A4 apiladas, que tendrían una altura de 20 metros aproximadamente.
  • Al tener los archivos en formato digital con acceso desde la computadora, se reduce el tiempo de búsqueda respecto del acceso a un documento impreso guardado en un archivo físico.
  • A diferencia del documento físico, que debe ser fotocopiado para ser utilizado por más de un usuario simultáneamente el HDD permite tener toda la información compartida y segura sin tener que acercarse a donde se encuentra archivado el documento físico.
  • La información digitalizada es fácilmente accesible y pasible de ser integrada a otros archivos digitales en diferentes formatos. Fácil de buscar y por consiguiente mejor predispuesta a ser utilizada.
  • La posibilidad del uso compartido simultáneo de archivos digitales reduce el volumen de copias en papel necesarias con el consecuente ahorro de insumos.
  • El importante ahorro de tiempos al acceder y compartir la información sin demoras incrementa la productividad en el trabajo.
  • El soporte digital reduce el almacenamiento de papeles, que acumulan polvillo y pueden ser vulnerados por insectos, roedores u otras plagas.
  • El envío de información por email o almacenada en medios digitales se realiza a gran velocidad y costo prácticamente despreciable frente al del traslado de documentos impresos.
  • La información puede clasificarse y limitarse el acceso solo a las personas autorizadas (no ocurre lo mismo con un bibliorato en un depósito).
  • La digitalización del documento garantiza que a partir de ese momento la información permanecerá intacta y no se degradará con el paso del tiempo como sucede con los documentos de Fax, e impresiones en papel.

Hace varios años atrás, las empresas archivaban su información en DVDs. Ahora, para digitalizar, las empresas y PYMES pueden sumar discos de almacenamiento externos o internos, que superan ampliamente a los DVDs en cuanto a reducción de espacio y funciones.

“Trabajamos continuamente en brindar soluciones seguras e integrales y ha incluido en el Disco Rígido, Canvio Connect II, el software NTI Backup Now EZ2 que analiza la computadora y ofrece opciones de copias de seguridad personalizables para cada equipo. Los usuarios pueden obtener copias de respaldo con protección de contraseña definida por el usuario, o almacenamiento en la nube”, dijo Sebastián Rial, Gerente General de las operaciones de Toshiba en Argentina,

Uno de los discos rígidos externos que ofrece la compañía es el Canvio Connect II, disponible hasta en 3 TB de capacidad de almacenamiento, con posibilidad de acceso remoto, copia de seguridad local y en la nube y capacidad de compartir y transmitir contenidos.